Elektronsko (Digitalno) potpisivanje dokumenata sa očuvanjem pravne verodostojnosti dokumenta predstavljaće veliki korak ka Zelenoj kancelariji i unapredjenju efikasnosti poslovanja.

Dokumenti su neizbežan deo u poslovanju svake firme, od najmanjih do velikih sistema. U dosadašnjoj praksi rad sa papirnim dokumentima je bio stalni i značajan izvor problema u efikasnosti i kvalitetu poslovanja. Slično je stanje i sa elektronskim dokumentima, ukoliko nisu organizovani u uredjene sisteme na nivou firme (Document Management System). Iskustvo o tome je svakom učesniku u poslovnim tokovima dosta upečatljivo. Temeljna istraživanja su pokazala da zaposleni u delu poslovnih procesa u kojima su papirni dokumenti intenzivno prisutni troše u toku dana oko 20% vremena na pronalaženje adekvatnih dokumenata a do 40% vremena troše na sistematizaciju i odlaganje dokumenata. Oko 7% papirnih dokumenata se izgubi, s tim što se utroši značajno vreme da se to konstatuje. Na osnovu prethodnih procenata se jasno uočava koliki je negativan uticaj (ne)efikasnosti rada sa dokumentima na efikasnost i kvalitet izvršenja poslovnih procesa, a samim tim i na rezultate poslovanja.

Stanje stvari u Arhivama firmi gde dominiraju papirni dokumenti, takođe, značajno utiče na tokove rada i poslovanja. Ukoliko arhivska građa nije sistematizovana na prvorazredan način onda ona postaje izvor utroška vremena na pretraživanje i lociranje dokumenata. Značajno vreme se troši i na izlučivanje dokumenata iz operativnih arhiva radi arhiviranja. Isto važi i za izuzimanje istekle dokumentacije.

Rad sa dokumentima je očigledno izvor značajnih troškova, od uloženog vremena, izgubljenog poslovnog ritma do direktnih materijalnih troškova. Zbog toga traganje za rešenjem za unapređenje opisanog stanje traje u kontinuitetu. Skorašnja očekivanje da će prelazak na dominatan rad sa elektronskim dokumentima (u MS Office ambijentu, na primer) dovesti do zadovoljavajućeg rešenja nisu se ostvarila. Razlog tome je, pre svega, potreba za postojanjem i očuvanjem pravne verodostojnosti elektronskih dokumenata. Rešenje za to u našim uslovima do sada nije postojalo.

Medjutim, može se konstatovati da se rešenja kojima će se bitno unaprediti rad sa dokumentima mogu očekivati uskoro. Rešenje se nalazi u upotrebi Digitalnog potpisa, sa očuvanjem pravne verodostojnosti dokumenta, i softverskim rešenjima za Upravljanje dokumentima i Arhivama.

Potrebni propisi na kojima se zasniva upotreba Digitalnog potpisa nisu u Srbiji još kompletirani. Značajan deo osnovnih zakona (Zakon o digitalnom potpisu, Zakon o elektronskom dokumentu) je usvojen. Nedostaje propis o Elektronskim arhivama kao i niz podzakonskih akata. Kada se propisi kompletiraju očekuje se ubrzano širenje upotrebe Digitalnog potpisa pošto je DOBIT za korisnike značajna.

RexxSOFTWARE je pripremljen za NOVE uslove rada sa dokumentima. RexxDOCUMENTUM pokriva kompletne potrebe korisnika, od nastanka dokumenta, pa preko obrade do arhiviranja. RexxARHIVA sadrži rešenje za arhiviranje dokumenata i rad arhiva. Isto važi i za ostala rešenja prikazana na ovoj Web prezentaciji.

NovaCom