RexxDOCUMENTUM je SW komplet koji predstavlja Integrisani Sistem za Upravljanje Predmetima i Dokumentima (Case & Document Management Sytem). Rešenje obuhvata procese obuhvata, kreiranja, evidentiranja, klasifikacije, distribucije, upravljanja kretanjem kao i arhiviranja Predmeta i Dokumenata. Sistem obuhvata izlazne, ulazne i interne dokumente. Obezbeđena je obrada kako materijalnih tako i elektronskih dokumentata.

Osnovna namena RexxDOCUMENTUMa je rad sa nestruktuiranim dokumentima, na koje otpada oko 70 -80% dokumenata u tipičnom poslovnom ambijentu. Da bi se korisnicima omogućila kompletna kontrola nad svim dokumentima u poslovanju, RexxDOCUMENTUM sadrži rešenje automatskog obuhvata dokumenata iz namenskih aplikacija koje generišu dokumente na bazi struktuiranih podataka. Na taj način RexxDOCUMENTUM postaje jedinstvena baza dokumenta Korisnika.

RexxDOCUMENTUM  obezeđuje korisnicima sledeće bitne karakteristike:

• KOMPLETNOST I UREĐENOST
• Funklcionalna kompletnost: Menadžment, Komercijalni poslovi, Finansijski poslovi, Pravni poslovi, Proizvodnja, ISO standardi, ...;
• Funklcionalna kompletnost: Obuhvat, Obrada, Distribucija, ..., Arhiviranje;
• Automatska sistematizacija Predmeta i Dokumenata u strukturu Dosije/Predmet(i)/Dokument(i);
• Potpuna kontrla i obuhvat Ulaznih, Izlaznih i Internih dokumenata;
• Obuhvat svih kategorija ulaznih dokumenata (PTT, Fax, E-Mail, Web, File);
• Distribuciju dokumenata svim poznatim metodama (PTT, Fax, E-Mail, Web, File);
• Višejezičko i Višeazbučno rešenje (srpski, ... , ćirilica, latinica);
• Rad u LAN i WAN ambijentu – integracija na nivou firme.
• EFIKASNA OBRADA
• Individualno ili timsko kreiranje svih kategorija dokumenata, uz visok stepen automatizacije obrade;
• Kreairanje dokumenata bez ili na bazi šablona, koristeći integrisanost aplikacije sa MS Office aplikacijama;
• Rad sa dokumentima svih poznatih formata;
• Povezivanje Dokumenta sa međuzavisnim dokumentima;
• Identifikaciju i Klasifikaciju dokumenata, na osnovu zakonskih propisa, sa visokim stepenom automatizacije obrade;
• LAKO I BRZO LOCIRANJE pretragom jedinstvene baze dokumenata
• UPRAVLJANJE TOKOM OBRADE Pedmeta i/ili Dokumenata
• SVEOBUHVATANA ZAŠTITA, na bazi prava korisnika, sve do elektronskog potpisa

RexxDOCUMENTUM  omogućuje korisniku rad/obradu bilo kog dokumenta kao i formiranje uređenih skupova dokumenata, kao što su:

što u suštini znači da se pokrivaju potrebe u realno svoim oblastima delatnosti, kao što su:

RexxDOCUMENTUM  čine:

• RexxDOKUMENT Serveri,
• RexxDokWIN KLIJENT,
• RexxDokWEB KLIJENT,

vertikalno direktno međuzavisni sa sledećim modulima:

• RexxOrganizacija i Sistematizacija
• RexxUpravljanje kadrovima

U sistem RexxDOCUMENTUM ugrađena su sledeća ključna opredeljenja:

• Svaki zvanični dokument koji se obrađuje ovom aplikacijom, bez izuzetka, prolazi evidenciju i osnovnu klasifikaciju u Pisarnici, i biva obuhvaćen bazom dokumenata;
• Rad sa dokumentima izvodi se prema važećim zakonskim propisima (Uredba Vlade Republike Srbije o kancelarijskom poslovanju, Zakon o kulturnim dobrima, …) i poptuno je prilogođen ISO standardima kvaliteta;
• Sistem rada sa dokumentima odgovara tradicionalnim u praksi potvrđenim metodologijama;
• Dokumenti se čuvaju i odlažu elektronski i/ili fizički, tako da se obezbedi pouzdanost čuvanja i arhiviranja;
• Dokument se kreira u okviru aplikacije, stim što se mogu koristiti i svi standardni SW-ki alati za to (iz MS Office-a, na primer). Konačni – arhivski format dokumenta kreiranog ovim rešenjem je po pravilu PDF, stim što korisnik može izabrati i bilo koji drugi format dokumenta.

RexxDOCUMENTUM  u  PISARNICI

Pisarnica u SW kompletu RexxDOCUMENTUM  je tačka kojoj se obraćaju svi klijenti sistema da bi se           (automatski) izvršila Identifikacije i Klasifikacije dokumenta. Korisnik uobičajeno organizuje Pisarnicu kao fizičku tačku u kojoj se primaju/otpremaju pošiljke. Sistem se može organizovati tako da fizički postoji jedna Pisarnica ili hierarhijska organizacija više Pisarnica - Centralna i Satelit pisarnice. Ako postoji više Pisarnica onda su one u RexxDOCUMENTUM-u automatski sinhronizovane, tako da čine jedinstven sistem.

Ulazni dokumenti svih kategorija - materijalni i elektronski, dopremljeni bilo kojim od poznatih sistema     (PTT, Fax, E-Mail, Web forma, File – XML, ...) obuhvataju se ovim rešenjem. Elekronska dokumenta se obuhvataju automatski. Obuhvatom se vrši Identifikacija (jedinstveni delovodni broj) i klasifikacija  dokumenta (Grupa dokumenta, Klasifikaciona grupa - prema propisima, po Stepenu tajnosti, Kategoriji pošiljke, Predmetu dokumeta, Stepenu prioriteta, itd ). Ako se fizička kopija dokumenta odlaže i u arhivi pisarnice, prijemom se određuje i arhivska pozicija dokumenta. Evidentiraju se karakteristični atributi pošiljaoca (datum, BrDok, ...) kao i podaci o eksternim Cc. Rešenje obezbeđuje da se pisani dokument kao i njegovi prilozi mogu skenirati i odložiti u elektronsku arhivu u PDF formatu. Obuhvat se završava određivanjem primaoca dokumenta              kao i eventualne interne primaoce Cc. Ovi podaci se određuju na osnovu važeće Organizacije i Sistematizacije zaposlenih. U momentu obuhvata dokument postaje raspoloživ na mreži i primaoc(i) dobijaju informaciju na svojoj radnoj stanici o prispeću pošiljke.

Obuhvat skeniranjem  je obezbeđen  prema potrebama korsinika. Ukoliko je potreban obuhvat velikog broja dokumenata, u sistem se integriše visokoproduktivni sistem vrhunskog kvaliteta obrade ( obrada slike, OCR obrada, zonska OCR obrada, itd ). U slučaju manjih potreba, u sistem se integriše oprema za skeniranje prema potrebama korisnika.

Izlazni dokumenti se automatski evidentiraju i klasifikuju u procesu kreiranja dokumenta, u okviru aplikacije. Kao delovođa se vodi kreator dokumenta. Kada je reč o materijalnom dokumentu, onda se proces overe (potpis, pečat, ...) i odlaganja originala obavlja u Pisarnici u svakom slučaju, a na osnovu (pred)evidencije koja je već urađena.

Interni dokumenti se obrađuju ovim sistemom, takođe. Proces obuhvata i obrade je isti kao i napred navedeni.

RexxDOCUMENTUM  u  POSLOVNOJ KANCELARIJI, BIROU, ...

 RexxDOCUMENTUM služi, pored Pisarnice i za rad sa dokumentima na bilo kom radnom mestu u poslovnom sistemu. U daljem tekstu je opisano korišćenje aplikacije.

DOSIJEA, PREDMETI  I  DOKUMENTI
RexxDOCUMENTUM omogućava korisniku da očigledno i jednostvno odloži ili pronađe određeni Predmet ili Dokument.  To je obezbeđeno na dva načina:

• Osnovnom sistematizacijom Predmeta i Dokumenata u strukturu DOSIJE – PREDMET(i) – DOKUMET(i), i
• Pretragom baze dokumenta.

Aplikacija je otvorena da se, prema potrebi korisnika, definiše potrebna grupa dosijea, kao što su Firme, Građani, Ugovori, Investicioni projekti, Razvojni projekti, Proizvodna dokumentacija, ... U određeni Dosije se generišu potrebni Predmeti, koji služe da se u njima slaže lista pripadajućih dokumenata. Na ovaj način izvedena sistematizacija obezbeđuje korisniku uređeni komplet dokumenata na jednom mestu, lako dostupan i vrlo očigledan. Takav primer je prikazan na narednoj slici.

Određeni predmet može biti vezan za proizvoljan broj dosijea (slučaj Ugovora sa više ugovornih strana, na primer, ili vođenja sudskih sporova, gde je se pojavljuju najmanje dva učesnika, ...), čime je obezbeđena poptuna fleksibilnost aplikacije da obuhvati bilo koji realan slučaj rada sa dokumentima.

Kreiranje dokumenata se radi u okviru RexxDokKlijent-a. Za proces kreiranja se mogu koristiti i svi standardni SW alati iz MS Office kompleta (MS Word, MS Excel , ...),  kao i drugi SW alati, prema potrebi Korisnika. Za proces kreiranja karakteristično je sledeće:

• Može se kreirati bilo koja kategorija dokumenta (pismo, fax, E-mail, ...);
• Dokument može imati proizvoljan broj priloga, u bilo kom formatu;
• Istovremeno sa kreiranjem vrši se i klasifikacija dokumenta po sledećim osnovama: Dosije( Partner, Radnik, Ugovor, ... ) /Predmet-Fascikla/Kategorija dokumenta/, itd;
• Dokument se može kreirati i kao međuzavistan sa određenim dokumentom u bazi;
• Kreiranje može biti individualno ili grupno. U slučaju grupnog rada, predlog dokumenta, koga sačini određeni koordinator, je dostupan za rad i svim učesnicima u obradi.
• Tekst Dokumenta se može kreirati u tekst editoru aplikacije ili nekim od pomenutih standardnih SW alata.
• Dokument se može kreirati i na osnovu šablona dokumenata, definsanih ISO standardom ili na drugi način, u bilo kom formatu. U slučaju rada sa MS Office Word ili Excel aplikacijama, u šablon se može automatski upisati određeni sadržaj (tekst ugovora, naziv i adresa partnera, itd., prema izboru korisnika);
• Adresiranje file-ova koji se formiraju u procesu izrade se vrši automatski, bez uticaja operatora. Automaski se kopiraju i šabloni dokumenata;
• Konačni format dokumenta je po pravilu PDF. Korisnik može izabrati i bilo koji drugi za konačni format dokumenta.  Multimedijalni dokumenti se odlažu u originalnom formatu;
• Dokument može biti naslovljen i na neograničen broj internih i eksternih primaoca;
• Proces finalizovanja dokumenta obuhvata automatsku evidenciju u bazi Pisarnice kao i automatsko odlaganje dokumenta u PDF formatu u jedinstvenu Web bazu dokumenta;

Otprema dokumenata se vrši iz aplikacije sa sledećim opcijama: štampani dokument u obliku pisma ili faxa, kao i automastko slanje E-Mail-om (na glavnu adresu i adrese Cc). Evidencija otpreme je obezbeđena, takođe; 
Dokumenata iz Pisarnice je opcija aplikacije kojom korisnik automastki dobija dokumenta obuhvaćena na Pisarnici. Korsinik vrši prijem i konačnu klasifikaciju dokumenta.
Pretraga baze Dokumenata je obezbeđena na dva načina: pretragom po sadržaju i atributima (meta podaci) u relacionoj bazi ili pretragom po punom tekstu, za tekst dokumente. Pretraga se vrši nad sadržajem dokumenta (ukoliko je dokument kreiran u tekst editoru aplikacije) kao i nad svim metapodacima, na osnovu jednog ili više parametara, sa tačnim ili delom naziva.  Pretraživač vrši istovremenu pretragu i ćiriličnog i latiničnog teksta, i kao nalaz daje listu dokumenta koji zadovoljavaju upit iz obe azbuke. Za pretragu PDF kao i scann-iranih dokumenata po punom tekstu, pod uslovom da je tokom scann-iranja izvršena OCR obrada, na raspolaganju je  Web pretraživač, kao posebna opcija. Ukoliko konfiguracija aplikacije uključuje i MS Share Point Portal, onda se pretraga po punom tekstu vrši MS pretraživačem iz ovog podsistema.

RexxRUTER – UPRAVLJANJE KRETANJEM PREDMETA I DOKUMENATA

• RexxRUTER omogućava da se određeni Predmet ili Dokument prosledi na uvid ili obradu i da se pritom kreće određenom rutom. Ukoliko se ruter aktivira nad određenim dokumentom, svi učesnici obrade dokumenta dobijaju informaciju da su uključeni u određenu obradu. Aplikacija jasno prikazuje svim učesnicima redosled kretanja i obaveze u obradi;
• Učesnici u obradi dokumenta imaju opciju da na osnovu baznog dokumenta kreiraju nove međuzavisne dokumente. Dokumeti generisani na određenoj ruti se mogu videti na čvoru svakog koraka rute;
• Nadležni rukovodilac ima, takođe, kompletan uvid u kretanje svih dokumenata u obradi. Prikaz je grafički, u obliku stabla rute;
• Rute kretanja dokumenta tokom obrade mogu biti Standardne, unapred propisane. Ruta kretanja dokumenta se može i Namenski komponovati, prema potrebi. Moguća je i dopuna/korekcija standardne rute za određeni slučaj obrade. Moguće su i korekcije u toku procesa realizacije određene rute.
• Na osnovu podataka o obradi na određenoj ruti automatski se generiše i Rokovnik obrade, u koji se ugrađuju obaveze i planira rad. Obrada na određenoj ruti automatski generiše Karticu obrade dokumenta.

OZNAČAVANJE VODENIM PEČATIMA

Dokumenti u sistemu se mogu označavati vodenim pečatima, prema potrebi. Na narednoj slici je pokazan primer takvog označavanja. Po pravilu, u dokument se utiskuje delovodni vodeni pečat da bi se označio Prijem ili Otprema dokumenta. Vodeni pečat sadrži atribute koje bira korisnik.

Pored delovodnih mogu se kreirati i drugi vodeni pečati kojima se označava određena radnja ili status dokumenta. Sadržaj takvih pečata se, takođe koponuje prema potrebi korisnika. Preimer takvih pečata je „Saglasan“, „Odbijeno“, „Dorada“ ili troškovni pečat, koji se koristi kod Ulaznih faktura, a na kome se unose podaci  o mestu troška, vrsti troška, događaju povodom koga je trošak napravljen, kao i imena osoba koji podatke potvrđuju, daju saglasnost i odobravaju.  

OBUHVAT DOKUMENATA IZ DRUGIH APLIKACIJA

RexxDOCUMENTUM omogućava da se, prema potrebama odnosno zahtevima Korisnika, obezbedi veza i automatski import dokumenata koje generišu aplikacije u kojima se formiraju dokumenta na bazi struktuiranih podataka (Fakture, ...). Ovaj deo funcionalnosti se rešava prema zahtevu i stanju IS korisnika.

Obuhvat dokumenta iz aplikacija kao što je MS Word ili bilo šta slično je obezbeđen fajl importom. Pritom, pored obuhvata, ova vrsta dokumenata se realno legalizuju pošto obuhvat  sadrži Identifikaciju i Klasifikaciju kao i atributski opis.

Za MS Office Word i Excel aplikacije razvijen je poseban dodatak (AddIn) koji obezbeđuje da se bez korišćenja RexxDOCUMENTUM smart klijenta određeni dokument odloži u sistem RexxDOCUMENTUM-a, što je opisano u posebnom prospektu „RexxOFFICE AddIn“.

Ova opcija obezbeđuje da se RexxDOCUMENTUM-om obuhvati kompletna dokumentacija korisnika i, time, obezbedi totalna kontrola nad dokumentima.

ARHIVIRANJE PREDMETA I DOKUMENATA

Arhiviranje i registratursko izlučivanje Dokumenata se vrši iz RexxDokKlijenta, takođe. Ovaj proces vrše za to zadužena lica, na osnovu zakonskih propisa. Na taj način baza dokumenta postaje repozitorijum i arhivskog materijala, koji se može, prema potrebi izlučivati i odlagati prema propisima.

PRAVA KORIŠĆENJA, ZAŠTITA  I  DIGITALNI POTPIS

Prava korišćenja dokumenata su rešena na aplikativnom nivou. Obezbeđena su četirii nivoa prava korišćenja dokumenata: Root pravo – dostupnost kompletnoj bazi dokumenta; Domen pravo – dostupnost svim dokumentima određenog Domena, koga čini više Radnih grupa; RG pravo – dostupnost dokumentima Radne grupe; Exclusive pravo – dostupnost svim javnim dokumentima Radne grupe kao i ličnim zaštićenim dokumentima; PB pravo – dostupnost javnim dokumentima Radne grupe. U okviru ovih prava, definisano je posebno pravo za dostupnost dokumentima klasifikovanih po stepenu tajnosti.

Zaštita sistema se izvodi u Win 2003 ambijentu, korišćenjem Active directory platforme sa ili bez PK infrastrukture, prema potrebama korisnika.

Identifikacija i Registracija korisnika se vrši na dva načina: 1) na "klasičan" način, na bazi podataka o Korisniku i Passwordu ili 2) na bazi Smart kartice, što je neizbežno ako se koristi PK infstruktura.

Digitalni potpis dokumenta je funkcionalno ugrađen u RexxDOCUMENTUM. Ova funkcija biće realno upotrebljiva korisnicima tek pošto se u Srbiji kompletiraju svi za to potrebni propisi.

REGISTRI FIRMI, INSTITUCIJA I LICA

Kao nezaobilazni deo sistema za rad sa dokumentima, rešenje obuhvata i Registar Firmi, Institucija i lica. Baza je jedinstvena za korisnika, stim što ima ugrađene opcije ekskluziviteta. Baza je struktuirana tako da se obuhvata i najsloženiji slučaj kao što je Firma/Pravna lica firme/Poslovne jedice/Lokacije/Ljudi u firmi sa svim bitnim atributima. Podaci o registraciji, i Podaci o Žiro računima se takođe vode u okviru ove baze podataka. Na ovaj način formirana baza služi u složenim IS ne samo za rad u modulima za dokumentaciju već i u svim drugim modulima kao što je prodaja, nabavka, finasije, ...

ARHITEKTURE SISTEMA

RexxDOCUMENTUM  radi kako u LAN tako i u WAN ambijentu, bez ograničenja po geografskoj rasprostranjenosti WAN-a. Sistem se realizuje u u dve verzije:

• kao HOST Centrični sistem i
• kao Distrubuirani sitem;

HOST Centrični sistem se konfiguriše nad jednom instalacijom servera. Distribuirani sistem se konfiguriše tako da ga čine podisistemi servera, prema potrebi. Obuhvat, Kreiranje i Odlaganje dokumenta se vrši u ambijentu određenoig servera. Pretraga dokumenta se može vršiti na više ili svim serverima. Uput dokuemnta na obradu ili uvid se može vršiti na nivou celog sitema. Po zahtevu korisnika, mogu se realizovati i drugi nivoi sinhronizacije servera: Sinhronizacija - potpuna ili delimična - u sitemu Centralni server/Satelit serveri ili slično. Ove funkcioje sistema se realizuju na bazi činjenice da kompletan sistema radi na bazi XML Web servisa.

MS Content server/Share Point Portal server: Rexx Documentum se isporučuje, prema opredeljenju Korisnika, sa ili bez ovih servera. U slučauju isporuke sa Content serverom, Korisnik dobija sve pogodnosti koje pruža ova vrsta servera. U slučaju isporuke Share point Portal Servera dobija se moćna platforma ne samo za rad sa dokumentima već i za kolaboraciju na nivou sistema. U slučaju konfigurisanja sistema bez Content servera, repozitorijum dokumenta se smešta u MS IIS Web server.

SISTEMSKA I TEHNOLOŠKA PLATFORMA

 Sistem RexxDOCUMENTUM  realizovan je u celosti na tehnološkoj platformi MS DotNet:

• 3 – slojna arhitektura rešenja
• Baze podataka
• Relaciona baza: MS SQL Server
• Web Server: MS IIS
• XML Web Servisi u srednjem sloju, za aplikacionu-biznis logiku
• Web/WinForm korisnički ambijent

• Razvojna platforma: Visula Studio DotNet 200X
• OS:
• Serveri: MS Win 200X
• Klijenti: MS XP/2x, ...
• Relaciona baza: MS SQL 200X Server (verzija po izboru Korisnika )
• Web/AppServer: MS Internet Information Server 6.x
• Klijent SW alati:
• Namenska aplikacija povezana sa MS Office XP/200X, Adobe Acrobat, ...

Na narednim slikama je dat šematski prikaz važnijih karakteristika sistema RexxDOCUMENTUM.

RexxDOCUMENTUM - Logička arhitektura

RexxDOCUMENTUM - Arhitektura aplikacije