RexxInFAKTURE obezbeđuje Korisniku rešenje za prelazak sa klasične na elektronsku obradu Ulaznih faktura. Proces obrade je jasno definisan i odvija se jednostavano i brzo. Dokumenti – Ulazne fakture su dostupni ovlašćenjim korisnicima na jednostavan način.

RexxInFAKTURE donosi Korisniku niz dobitaka:

Uređenost: Proces obrade Ulaznih faktura postaje jasno uređen, sa jedinstvenom bazom dokumenata.

Efikasnost: Obrada Ulaznih faktura se izvodi jednostavno i brzo, uz znatno manji utrošak vremena u odnosu na klasičan način rada. Realno stanje obaveza u vezi sa PDV-om je u svakom trenutku dostupno korisnicima. Iso važi i za praćenje Ulaznih faktura.
Dostupnost dokumenta je praktično trenutna, što je vidan dobitak u odnosu na klasično listanje registratora

Smanjeni troškovi: Sve komponente troškova obrade se vidno smanjuju. Vreme obrade je znatno kraće, prostor za odlaganje dokumenata je bitno manji a vidno je manji i utročak vremena za lociranje dokumenta.

Smanjenje troškova je naročito vidno ako se koristi kvalifikovani digitalni potpis za potvrdu verodostojnosti originala. U tom slučaju se očuvava pravna verodostojnost originalnog dokumenta u njegovoj digitalizovanoj kopiji. To praktuično znači da se većina originalnih dokumenata može uništavati po ubrzanom postupku. Na taj način se bitno smanjuje prostor potreban za odlaganje dokumenata.

Obrada Ulazne Fakture

Papirne Ulazne fakture, kao i drugi dokumenti koji su prilog fakturi, se najpre digitalizuju skeniranjem. Za to se može koristiti standardni skener. Preporučuje se da skenirani fajl bude u PDF formatu, mada korisnik može izabrati bilo koji drugi format. Izbor skenera zavisi i od kapaciteta – brzine skeniranja, što se  određuje prema broju dokumenata koje treba obraditi. Ako je dokument već u elektronskoj formi onda nisu potrebne pripreme za arhiviranje.

Ulazna faktura u elektronskoj formi se obuhvata aplikacijom RexxInFAKTURE postupkom u kome se dodele potrebni atributi dokumentu (br. i datum dokumenta, Iznos fakture, PDV, itd) a identifikaciju i klasifikaciju sw radi automatski. Na kraju ovakvog postupka sw automatski lansira Ulaznu fakturu na obradu, na ime svih učesnika koji učestvuju u obradi. Tok – ruta obrade se predefiniše od strane korisnika. Učesnici u obradi dobijaju konkretne zadatke za rad kao i rokove obrade. Zavođenjm fakture dokument dobija delovodni broj a učesnici u obardi automatski dobijaju informaciju o lansiranom procesu obarde.

Dokumenti se automastki sistematizuju u Dosije partnera, u Predmet koji odgovara fakturi. U taj predmet će se smestiti i svi ostali dokumenti koji prate fakturu

Postupak obuhvata fakture se izvodi brzo, udobno i efikasno. Digitalizovani dokumenti se arhiviraju brzinom od nekoliko dokumenata u minuti, tako da se uz realativno mali utrošak vremena stanje obrade Ulaznih faktura može održavati ažurno dan na dan.

Obrada Ulaznih faktura se može dopuniti i korišćenjem Vodenih pečata da bi se označila određenja stanja obrade fakture. Na narednoj slici se to može uočiti. Pored delovodnog pečata, na fakturi se mogu itisnuti od strane učesnika u obradi i pečati kao što je „Saglasan“, „Odbijeno“, „Reklamacija“, ...itd. Svaki pečat sadrži ime učesnika koji ga je utisnuo kao i datum i vreme kreiranja. Moguće je koristiti i tz. troškovni pečat kojim se od strane učesnika u obradi utiskuju podaci o mestu troška, vrsti troška i događaju povodom koga je trošak napravljen.

PDV i plaćanje: Prilokom obuhvata i zavođenja fakture upisuju se i atributi vezani za PDV i obaveze plaćanja fakture. Na osnovu tih podataka sw generiše Knjigu Ulaznih faktura, kao i listu zaduženja za PDV i listu obaveza plaćanja. Na osnovu izveštaja iz banke, ove liste se mogu ažurirati kontinuirano tako da korisnik može  pratiti stanje obaveza po osnovu Ulaznih faktura.
RexxInFAKTURE su osnova i za rad knjigovodstva obzirom da je kompletna dokumentacija vezana za Ulazne fakture smeštena u bazi dokumenata aplikacije.

Korišćenje Arhive: RexxInFAKTURE može biti dostupna na Intranet mreži korisnika nezavisno od veličine i razgranatosti mreže. Dokumenti su dostupni u Dosijeima partnera i pretragom Baze dokumenata. Po potrebi, određeni dokumenti Arhive se mogu kompletirati u traženu grupu i prebaciti na medium koji korisniku odgovara. Takođe, dokumenti se mogu slati E-Mail-om.

Platforma za primenu RexxInFAKTURE:

1. Slučaj arhiviranja manje od 10.000 dokumenata godišnje: RexxInFAKTURE se može instalirati na standardnoj PC radnoj stanici sa Microsoft OS (XP, Vista ili ...), sa uobičajenim HW resursima – 1GB RAM, < 100GB HDD. Ovakav PC bi bio server i klijent.
2. Slučaj arhiviranja više desetina hiljada dokumenata godišnje:
1. Server: MS 2003 OS, SQL Server sa prosečnim resursima manjeg servera.
2. Klijent: PC radne stanice sa MS OS i uobičajenim HW resursima.