RexxTEHNOLOGIJA obezbeđuje Korisniku rešenje za kreiranje, formiranje jedinstvene baze kao i centralizovanu Web distribuciju tehničko - tehnološke dokumentacije u najširem smislu tj. Konstrukcione, Tehnološke, Proizvodne, Servisne i slične dokumentacije. Dokumenti su dostupni ovlašćenjim korisnicima na jednostavan način.

RexxTEHNOLOGIJA donosi Korisniku niz dobitaka:

Uređenost: Sistem Tehničko-tehnološke dokumentacije postaje jasno uređen sitem, sa jedinstvenom bazom dokumenata.

Efikasnost: Obuhvat dokumenata se izvodi jednostavno i brzo, uz znatno manji utrošak vremena u odnosu na klasičan način rada. Dostupnost dokumenta je praktično trenutna, što je vidan dobitak u odnosu na klasično listanje registratora u biroima.

Smanjeni troškovi: Sve komponente troškova vođenja dokumentacije se vidno smanjuju. Vreme kreiranja i obuhvata je kraće, prostor za odlaganje dokumenata je bitno manji a vidno je manji i utročak vremena za lociranje dokumenta.

Kod određene dokumentacije (licenna, servisna) smanjenje troškova je naročito vidno ako se koristi kvalifikovani digitalni potpis za potvrdu verodostojnosti originala. U tom slučaju se očuvava pravna verodostojnost originalnog dokumenta u njegovoj digitalizovanoj kopiji. To praktuično znači da se većina originalnih dokumenata može uništavati po ubrzanom postupku. Na taj način se bitno smanjuje prostor potreban za odlaganje dokumenata.

Kreiranje dokumenata

Tehničko-tehnološki dokumenti se kreiraju sw alatima po izboru korisnika. To mogu biti specijalizovani sw alatati (kao što je CAD/CAM sw) ili aplikacije iz MS Office-a. Uloga RexxTEHNOLOGIJE je da tako formirane dokumente obuhvati u uređen sistem koji omogućava efikasno korišćenje dokumenata. Dokument se može formirati (što je čest slučaj) u formi tz složenog dokumenta. Na taj način se formira komplet od glavnog dokumenta i svih potrebnih priloga, koji su ustvari međuzavisni sa glavnim dokumentom. Tipičan slučaj za to je formiranje konstrukcione sastavnice određenog proizvoda.

Ako je dokument u  papirnoj formi onda se za obuhvat najpre vrši digitalizuja skeniranjem. Za to se može koristiti standardni ili specijalizovani skener. Preporučuje se da skenirani fajl bude u PDF formatu, mada korisnik može izabrati bilo koji drugi format koji odgovara za arhivske kopije dokumenta. Izbor skenera zavisi i od kapaciteta – brzine skeniranja, što se  određuje prema potrebama arhiviranja. Ako je dokument već u elektronskoj formi onda nisu potrebne pripreme za obuhvat u RexxTEHNOLOGIJU.

Dokument u elektronskoj formi se obuhvata RexxTEHNOLOGIJOM postupkom u kome se dodele potrebni atributi dokumentu (br. i datum dokumenta, izdanje, revizija, kreatori dokumenta, itd) a identifikaciju i klasifikaciju sw radi automatski. Na kraju ovakvog postupka dokument je odložen u odgovarajući Dosije, a unutar njega u odgovarajući Predmet. Listu Dosije kreira korisnik, prema potrebi.

Postupak obuhvata se izvodi brzo, udobno i efikasno. Digitalizovani dokumenti se arhiviraju brzinom od nekoliko dokumenata u minuti, tako da se uz realativno mali utrošak vremena stanje Baze dokumenata se može održavati ažurno dan na dan.

Korišćenje dokumenata: Baza može biti dostupna na Intranet mreži korisnika nezavisno od veličine i razgranatosti mreže. Za uvid u dokumente se koristi Web browser. Dokumenti su dostupni u Dosijeima ili pretragom Baze dokumenata. Korisnici dokumenata imaju uvid u važeće revizije dokumenata. Evemtualna potreba pregleda istorije određenog dokumenta (isteklih revizija) se radi u birou u kome se kreiraju dokumenti.

Po potrebi, određeni dokumenti Baze dokumenta se mogu kompletirati u traženu grupu i prebaciti na medium koji korisniku odgovara. Mogu se distribuirati i E-Mail-om.

Dostupnost dokumentima se može ograničiti pravima korisnika.

Platforma za primenu RexxTEHNOLOGIJE:

• Slučaj arhiviranja manje od 10.000 dokumenata godišnje: RexxTEHNOLOGIJA se može instalirati na standardnoj PC radnoj stanici sa Microsoft OS (XP, Vista ili ...), sa uobičajenim HW resursima – 1GB RAM, < 100GB HDD. Ovakav PC bi bio server i klijent.
• Slučaj arhiviranja više desetina hiljada dokumenata godišnje:
  • Server: MS 2003 OS, SQL Server sa prosečnim resursima manjeg servera.
  • Klijent: PC radne stanice sa MS OS i uobičajenim HW resursima.